Trois façons pour les conseillers financiers d’éviter les problèmes de conformité
Dans les milieux de l’investissement, le respect de la conformité va au-delà de la simple adhésion aux règles et règlements; cette notion représente un engagement à opérer selon un ensemble de principes moraux qui guident la prise de décision. Agir toujours avec intégrité est une valeur fondamentale de Services de compensation Fidelity Canada. L’établissement d'un climat de confiance dans chaque relation et chaque transaction est un élément clé de notre façon de faire des affaires.
Paige Wadden, responsable de la conformité chez SCFC, a récemment donné quelques suggestions aux conseillers pour qu'ils intègrent des protocoles de conformité rigoureux dans leurs activités quotidiennes et minimisent le risque de compromettre par inadvertance leurs normes éthiques.
1. Établir des processus clairs avec les adjoints
Les adjoints administratifs sont les héros méconnus de nombreuses sociétés d’investissement. Ils travaillent dans l’ombre et aident les conseillers à accomplir toute une série de tâches administratives. Chaque conseiller veut avoir la certitude qu’il peut faire confiance à ses adjoints pour accomplir leur travail de manière compétente et intègre, et il n’est ni souhaitable ni faisable que les conseillers soient constamment en train de regarder par-dessus l’épaule de leurs adjoints.
Cependant, il n’est pas non plus souhaitable de se montrer trop distant. Le scénario suivant illustre ce qui peut se passer :
L’adjoint d’un conseiller apportait régulièrement des modifications aux documents d’ouverture de compte après que les clients les avaient signés, puis apposait ses initiales sur les modifications. Cette situation a duré un certain temps avant qu’un auditeur à l’œil averti ne remarque la présence d’initiales identiques dans plusieurs documents de clients. Malheureusement, le conseiller a été tenu pour responsable. Il a reçu une amende réglementaire et a été placé sous surveillance, même s’il n'était pas au courant des actions de son adjoint et n’était impliqué d’aucune manière.
« Cet exemple souligne l’importance d’établir des processus clairs et transparents dès le début de votre relation avec vos adjoints et de mettre en place des contrôles en matière de conformité et d’équilibre », note Mme Wadden.
Pour éviter de telles situations, elle recommande aux conseillers de :
- S’assurer que leurs adjoints ont une compréhension claire et partagée de ce qui est autorisé et de ce qui ne l’est pas.
- Rester suffisamment proches des tâches administratives quotidiennes effectuées dans leurs bureaux par les personnes agissant en leur nom.
- Effectuer des contrôles ponctuels et périodiques.
« La mise en place proactive de processus solides contribuera grandement à éviter les pièges et les faux pas, qu’il s’agisse d’erreurs involontaires ou de comportements plus nuisibles. »
2. Travailler avec – et non contre – votre responsable de la conformité
Malgré tous leurs efforts pour respecter les normes les plus strictes en matière d’honnêteté et de déontologie, de nombreux conseillers se retrouveront un jour ou l’autre dans la situation inconfortable où le responsable de la conformité de l’entreprise examinera de plus près leur portefeuille d’affaires.
Selon Mme Wadden, il est essentiel d’éviter d’être sur la défensive ou de justifier les faux pas. « Si vous démontrez votre volonté de coopérer avec votre service de conformité interne (ou avec un régulateur externe, le cas échéant) dans le cadre de leur enquête ou de leur examen, vos chances de voir le problème rapidement résolu seront plus grandes », dit-elle.
Par ailleurs, Mme Wadden recommande aux conseillers d’être proactifs et de demander des éclaircissements et des conseils à leur équipe chargée de la conformité, en les considérant comme des amis plutôt que comme des ennemis.
« Par exemple, si vous prévoyez une nouvelle campagne promotionnelle par courriel auprès de vos clients, assurez-vous de savoir clairement ce que vous êtes légalement autorisé à revendiquer ou à représenter. Une simple erreur, comme arrondir à la hausse ou à la baisse un point de données de référence, pourrait vous attirer des ennuis. »
Mme Wadden recommande également aux conseillers de demander régulièrement conseil aux équipes chargées de la conformité :
- Mesures d’atténuation des nouvelles menaces en matière de cybersécurité.
- Meilleures pratiques en matière de cyberconformitéi.
3. Rester attentif aux conflits d’intérêts potentiels
Aujourd’hui, les conflits d’intérêts sont dans le collimateur de toutes les autorités de réglementation et de tous les services de conformité. Les conseillers doivent rester vigilants afin de ne pas créer involontairement des situations de conflit d’intérêts.
Par exemple, il n’est pas rare que des clients âgés demandent à leur conseiller financier d’être l’exécuteur testamentaire de leur succession à leur décès. Les conseillers ne devraient jamais accepter une telle demande, car cela constituerait un grave conflit d’intérêts.
De même, si un conseiller devait faire quelque chose d’aussi simple qu’emprunter 1 000 $ à l’un de ses parents pour l’aider à payer le mariage de son enfant, cela constituerait un conflit d’intérêts si le parent était également l’un des clients du conseiller.
En résumé
Quelle que soit la taille de leur portefeuille d’affaires, les conseillers ont la responsabilité de s’assurer qu’ils comprennent les « mécanismes » du travail quotidien dans leurs bureaux.
« Chaque conseiller aurait besoin de plus de temps, mais quelle que soit votre charge de travail, vous devez prendre le temps de vous assurer que vous – et toutes les personnes qui travaillent dans votre bureau – donnez la priorité à la conformité », prévient Mme Wadden.
« En établissant de bonnes pratiques, en mettant en place des contrôles simples et en travaillant en collaboration avec votre équipe de conformité, vous pouvez minimiser les effets des lacunes, des risques et des zones grises en matière de conformité. »
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